Optimalisatie Externe Inhuur

woensdag, 21 oktober 2009 10:10

Organisaties staan in toenemende mate onder druk om zich te verantwoorden over uitgaven die gedaan worden aan externe inhuur van personeel. Verrassend is vaak dat gegevens niet direct voorhanden zijn. Waar bedrijven op zoek zijn naar harde kostenbesparingen en tegelijkertijd de kwaliteit van hun interne organisatie willen verbeteren, is optimalisatie van de externe inhuur een gegarandeerd succes. Kritische succesfactoren in het proces van externe inhuur zijn:

1. Hoogste kwaliteit tegen laagst mogelijke prijs

• • - juiste persoon (kwalificaties, ervaring en attitude)
  • - juiste tijd (doorlooptijd plaatsing, hoe lang in de organisatie)
  • - juiste vorm (dossier op orde, contractvorm, contractbeheer geregeld)
  • - juiste tarief (benchmark)

2. Volledige transparantie in kostenomvang, margestructuur en contractvorm

3. Voldoen aan eisen van rechtmatigheid en compliance.

 

In dit artikel laat The Performance Network zien hoe organisaties genoemde succesfactoren van hun proces externe inhuur kunnen optimaliseren. Hierbij is met name gebruik gemaakt van de inzichten die bij Paul Oldenburg zijn ontstaan na hands-on ervaring te hebben gehad als directeur van een adviesbureau, een IT detacheerder, twee uitzendbureaus en een organisatie voor het leveren van particuliere thuiszorg. De conclusie van het artikel is dat succesvolle organisaties hun administratie over externe inhuur centraliseren en concentreren, terwijl tegelijkertijd zoveel mogelijk leveranciers in het leveringsproces worden betrokken. Hier is sprake van centrale regie en decentrale uitvoering. Het artikel laat verder zien hoe je het proces van gelijktijdig centraliseren en decentraliseren organiseert.

. Doelstelling 1. Juiste persoon, juiste tijd, juiste plaats, juiste tarief.

Het gaat bij het bereiken van deze doelstelling om het zoveel mogelijk besparen van kosten (juiste tarief), zonder in te leveren op kwaliteit (juiste persoon, tijd en plaats). Om dit te bereiken is het van groot belang dat zoveel mogelijk marktpartijen hun aanbod kunnen doen. Hoewel dit vrije marktprincipe in termen van kwaliteit de beste optie is, hebben veel organisaties dit principe verlaten en werkt men met een shortlist van voorkeursleveranciers (preferred suppliers). Deze shortlist of preferred supplier lijst komt vaak na een uitgebreide aanbestedingsprocedure tot stand. In de praktijk blijkt echter vaak dat de partijen die in staat zijn een aanbestedingsprocedure goed te doorlopen vaak niet de partijen zijn die het snelst met de best gekwalificeerde persoon komen. Een partij als UWV is op deze werkwijze teruggekomen en heeft, in samenwerking met Staffing Management Services, een geautomatiseerde marktplaats ingericht, speciaal voor het inhuren van flexibel personeel. Met groot succes, want niet alleen zijn tarieven flink gedaald, de snelheid van aanbod is toegenomen, terwijl de kwaliteit van de ingehuurde flexibele krachten constant is gebleven.

 

Sleutel tot het bereiken van doelstelling 1 is het dusdanig (geautomatiseerd) organiseren van het aanbodproces dat zoveel mogelijk leveranciers kunnen meedoen.

 

Doelstelling 2. Volledige transparantie in kostenomvang en -structuur

Groot nadeel van het toelaten van veel marktpartijen is de ondoorzichtigheid van het aanbod. Dit brengt ons bij het belang van transparantie, zoals verwoord in deze doelstelling. Hier is het goed om te beseffen dat een tarief drie basiscomponenten kent. Eerste component zijn kosten die direct zijn toe te rekenen aan de in te huren kracht. Naast het brutoloon zijn dit vakantietoeslagen, werkgeversbelastingen, sociale premies en aanvullende (aansprakelijkheids)verzekeringen. De tweede component zijn risico-opslagen. Belangrijkste risico's voor de leverancier van externe inhuur zijn het ziekterisico en het debiteurenrisico. Deze risico's worden door verschillende leveranciers verschillend ingeschat. De derde component is de marge voor de leverancier.

 

Transparantie betekent dat het volstrekt helder is welke leverancier aan welke inhuurkracht hoeveel verdient. In deze situatie worden appels met appels vergeleken. De organisatie kan dan objectief vaststellen hoe leveranciers presteren op prijs/kwaliteitverhouding.

 

Tot slot is transparantie belangrijk in de onderliggende contracten. Het is aan te raden om inkoopvoorwaarden op te stellen waar leveranciers zich aan committeren in plaats van het volgen van verschillende verkoopvoorwaarden. Bovendien is het cruciaal dat contracten goed beheerd worden. Inhurende organisaties zijn over het algemeen gerechtigd om ingehuurd personeel na een periode van 6 maanden over te nemen. Vaak doet men dit niet omdat men geen formatieplaats heeft. Het contract loopt door en er wordt nog steeds een prijs betaalt, inclusief de bemiddelingsmarge. Een payroll oplossing bespaart op dit moment al snel 20% op het te betalen tarief!

 

De sleutel tot het bereiken van doelstelling 2 is alle contracten en facturen van alle leveranciers door één administratief kanaal te laten afhandelen en te laten beheren. En dit kanaal vervolgens op eenduidige wijze wekelijks te laten rapporteren.

Doelstelling 3. Risico's in beeld en geadresseerd.

De belangrijkste risico's ontstaan door het verkeerd omgaan met contracten. Hierdoor vervalt de bedoelde scheiding tussen economisch en juridisch werkgeverschap, waardoor de inhurende organisatie een fors claim risico loopt. Zowel van de ingehuurde kracht, als van de fiscus. Met name als operationele managers de bevoegdheid hebben en gebruiken om snel te schakelen met verschillende leveranciers, hoeft er niet veel verkeerd te gaan om ervoor te zorgen dat vermeende oproepkrachten ineens meer rechten uit hun overeenkomst tot opdracht kunnen halen dan beoogd. Van deze managers kan ook niet verwacht worden dat zij kennis omtrent de complexe regelingen rond uitzendkrachten, zelfstandigen, oproepkrachten en gedetacheerden hebben en up to date houden.

Tegelijkertijd is het van belang dat deze managers de vrijheid houden om met behulp van hun leveranciersnetwerk snel de juiste persoon op de juiste plaats aan het werk te krijgen.

 

De sleutel tot het minimaliseren van inhuurrisico's is dat contract management via een professioneel kanaal wordt verzorgd, zonder dat dit leidt tot vertragingen in het inhuurproces.

 

Toekomstbeeld

Voor de toekomst signaleert The Performance Network drie belangrijke ontwikkelingen:

 

1. Er zullen in de nabije toekomst meer partijen ontstaan die diensten gaan verlenen, uitsluitend gericht op administratieve en contractuele dienstverlening rondom flexibele inhuur en uitsluitend gericht op correcte invulling van het juridisch werkgeverschap.The Performance Network heeft zich verbonden aan een van deze partijen; Staffing Management Services te Rotterdam (www.staffingms.com)

 

2. Leveranciers van externe inhuur zullen zich conformeren aan de administratieve eisen van bovengenoemde partijen omdat dit hen de gelegenheid biedt zich in de markt te onderscheiden op de kwaliteit die zij kunnen leveren; juiste persoon op juiste plaats op juiste tijd tegen juist tarief.

 

3. Bovenstaande ontwikkelingen leiden ertoe dat inhurende organisaties met meer vertrouwen flexibele vormen van externe inhuur aangaan en zonder tussenkomst van bemiddelaars direct kunnen schakelen met hun eigen netwerk van zelfstandigen. Dit maakt het mogelijk dat de trend naar toenemende economische zelfstandigheid van werknemers versterkt zal doorzetten.